Mit fortschreitender Digitalisierung eröffnen sich auch auf bürokratischer Ebene immer mehr Möglichkeiten, Dinge online und somit ohne Behördengang auf den Weg zu bringen. Dies kann Abläufe vereinfachen und den Aufwand, der zum Beispiel mit einer Beurkundung einhergeht, erleichtern, bedarf jedoch einer Rechtsgrundlage.

Online-Beurkundung: Neue Möglichkeiten seit 01.08.2022

Die gesetzliche Ausweitung der Optionen rund um Online-Beglaubigungen basiert auf der EU-Digitalisierungsrichtlinie und gilt seit dem 01.08.2022. Laut Beschluss des Bundesrats können nun auch Handelsregisteranmeldungen von Einzelkaufleuten, Aktiengesellschaften, UGs und GmbHs per Online-Beurkundung getätigt werden. Darüber hinaus können Gründungsvollmachten und Sachgründungen mittels Online-Verfahren beglaubigt werden. Und das ist noch nicht alles: Das neue Gesetz, das im GmbH-Gesetz, der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz Platz findet, ermöglicht auch eine Online-Beglaubigung satzungsändernder Beschlüsse, sofern diese einstimmig gefasst werden. Damit übersteigt die neue Regelung die Vorgaben aus der EU-Digitalisierungsrichtlinie sogar.

Ablauf der Online-Beglaubigung

Wer die herkömmlichen Behördengänge und damit verbundenen Abläufe zum Zweck einer Beglaubigung gewohnt ist, kann sich womöglich schwer vorstellen, wie sich diese Prozesse online abwickeln lassen. Das nun vorliegende Gesetz hierzu umfasst genaue Vorgaben zu den notwendigen Abläufen für die Online-Beglaubigung. Dazu gehören allem voran diese Schritte und Vorgehensweisen:

Identifizierung der Parteien

Als erstes müssen die beteiligten Parteien eindeutig identifiziert werden. Hierfür wird ein zum Zeitpunkt der Beglaubigung gültiges EU-Ausweisdokument benötigt. Wichtig: Die Identifizierung kann nur gelingen, wenn das Ausweisdokument über eine eID-Funktion verfügt. Die Identifizierung selbst erfolgt nach dem Prinzip der Zwei-Faktor-Authentifizierung, wobei das Auslesen des Ausweisdokuments den ersten Faktor darstellt.

Abgleich des Lichtbilds

Nachdem auch das Lichtbild auf dem Ausweisdokument ausgelesen wurde, folgt der zweite Schritt zum Zweck der Identifizierung. Dabei handelt es sich um einen Abgleich des Lichtbilds mit dem Erscheinungsbild des Ausweisinhabers. Dieser ist per Video zugeschaltet, sodass der Notar Dokument und Person „live und in Farbe“ vergleichen kann.

Erstellung der Niederschrift

Anschließend fertigt der Notar eine elektronische, schriftliche Aufzeichnung über die Online-Sitzung an.

Unterzeichnung

Zu guter Letzt wird die digitale Niederschrift von allen Parteien – inklusive Notar – unterzeichnet. Dies funktioniert wiederum mittels qualifizierter elektronischer Signatur, kurz QES.

Fazit: Unkompliziertere Abläufe dank Online-Beurkundung

Der große Vorteil der Ausweitung der Möglichkeiten zur Online-Beurkundung liegt auf der Hand: der Gang zum Notar, der teils mit erheblichem Aufwand verbunden ist, entfällt. Schließlich ist es dank Videokommunikation nicht länger notwendig, dass sich Notar und die Person(en) mit Beglaubigungsgesuch zum Zweck der Beurkundung im selben Raum aufhalten. Sollten Sie rechtliche Fragen zum neuen Gesetz basierend auf der EU-Digitalisierungsrichtlinie haben, sind Sie herzlich dazu eingeladen, mit uns in Kontakt zu treten.