Informationspflichten - KGH Anwaltskanzlei

Informationspflichten nach Art. 13/14 EU-DGVO

Verantwortlichkeit

KGH Anwaltskanzlei Kreuzer Goßler Horlamus und Partner mbB

Fürther Straße 98-100

90429 Nürnberg

Tel.:     0911/32386-0

Fax.:    0911/32386-70

E-Mail: info@kgh.de

vertreten durch: Bernd Kreuzer, Carl-Peter Horlamus, Oliver Fouquet, Stefan Böhmer und Oliver Stigler

Datenschutzbeauftragter

Armin Goßler

Fürther Straße 98-100

90429 Nürnberg

Deutschland

Tel.: 0911/32386-0

E-Mail: armin.gossler@kgh.de

Website: www.kgh.de

Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 b) EU-DGVO Begründung oder zur Durchführung des Mandatsverhältnisses erhoben oder weil Sie in die Datenverarbeitung einwilligen Art. 6 Abs. 1) EU-DGVO.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen auch z.B. per Videodienst,
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen
• zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie sowie
• zur Geltendmachung von Ansprüchen im Namen unseren Mandanten gegen Sie..

Herkunft der Daten

Die Daten haben wir von Ihnen selbst, wenn Sie uns beauftragen.  Im Fall einer Untervollmacht haben wir die Daten von dem Sie betreuenden Verkehrsanwalt erhalten.

Sofern wir im Namen unseres Mandanten Ansprüche gegen Sie geltend machen, haben wir die Daten von unserem Mandanten oder aus einem öffentlichen Verzeichnis erhalten.

Empfänger von Daten

 Im Rahmen des Mandatsverhältnisses werden Daten – soweit zur Mandatsbearbeitung erforderlich – insbesondere an Mandanten, Mandatsgegner und deren Vertreter, Versicherungen, Behörden, Gerichte, Krankenversicherungen, Rentenversicherungen, Finanzämter, Ärzte und Krankenhäuser weitergegeben. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Daten können u.U. durch IT-Unternehmen im Rahmen der Wartung und Instandhaltung  unserer Server, Kopierer usw. eingesehen werden, soweit dies aus technischen Gründen zur Aufrechterhaltung der EDV notwendig ist. Daten können auch durch die Inanspruchnahme sog. Clouddienste an Clouddienstleister mit Servern in Deutschland/in der EU weitergegeben werden. Auf Nachfrage kann eine Liste der Auftragsverarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen. Auch an Dienstleister werden Daten nur insoweit weitergegeben, als sich diese zur Verschwiegenheit verpflichtet haben.

Sofern wir mit Ihnen über Videokonferenz kommunizieren, werden Daten im Fall der Nutzung von MS TEAMS an Microsoft und bei Nutzung des Dienstes Zoom an Zoom Video Communications, Inc weitergegeben. Die Datenschutzrichtlinien von Microsoft können Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement#mainnoticetoendusersmodule  und die von Zoom unter https://zoom.us/de-de/privacy.htmleinsehen. Die Weitergabe erfolgt aufgrund eines Auftragsverarbeitungsvertrags und EU-Standarddatenschutzklauseln.

Datenkategorien

Betroffen können folgende Datenkategorien sein:

• Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
• Personenstammdaten wie Name und Adresse
• Mandatsstammdaten
• Bankdaten
• Besondere personenbezogene Daten (z.B. Religion, Gesundheitsdaten usw.)
• Arbeitsvertragsdaten
• Einkommens- und Vermögensverhältnisse
• Sozialdaten
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Im Fall von Videodiensten:

• Bild
• Name
• Chatverlauf
• IP-Adresse des Nutzers,
• Benutzername
• E-Mail-Adresse oder
• Telefonnummer,
• MAC-Adresse

Dauer der Datenspeicherung

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, ohne dass ein Mandatsverhältnis zustande kommt, werden Ihre Daten nach drei Monaten gelöscht.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Wenn Sie sich bei einem Seminar anmelden, werden Ihre Daten nach Durchführung des Seminars gelöscht, es sei denn Sie willigen in eine längere Datenspeicherung ein. Im Fall des Widerrufs der Einwilligung werden dann Ihre Daten gelöscht, wenn keine andere Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung gegeben ist.

Videodienste:

Sitzungen werden von uns grs. nicht aufgezeichnet.

MS TEAMS

Da Daten  für die Bereitstellung des Diensts erforderlich sind, bedeutet dies in der Regel, dass personenbezogene Daten aufbewahrt werden, bis der Benutzer die Verwendung von Microsoft TEAMS  beendet oder wenn der Benutzer persönliche Daten löscht.  Falls ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht, wird Microsoft dafür sorgen, dass alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht werden.

Wenn die Verwendung von TEAMS eingestellt wird, werden die entsprechenden persönlichen Daten zwischen 90 und 180 Tagen nach Einstellung des Dienstes gelöscht.

Zoom

Sofern eine Aufzeichnung und Protokollierung erfolgt, werden Ihre Daten (Video-, Audiodaten, Fragen und Chatbeiträge) auf Servern von Zoom gespeichert und nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Eine Aufzeichnung erfolgt grs. nicht.

Alle anderen personenbezogenen Daten werden von Zoom als Auftragsverarbeiter so lange gespeichert, wie dies zur Erbringung der technischen Leistung und ihrer Abrechnung erforderlich ist.

Wenn Sie sich selbst bei Zoom als Benutzer registriert haben (z.B. zwecks Nutzung der Mobile-App), können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten gespeichert werden. Für diese Daten ist Zoom alleiniger Verantwortlicher und zur Information verpflichtet.

Recht des Betroffenen

Sie haben folgende Rechte:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@kgh.de

Übermittlung der Daten in Drittländer

Grs. erfolgt keine Datenweitergabe in Drittländer. Eine Ausnahme besteht dann, wenn dies zur Abwicklung des Mandats notwendig ist.

Bei der Verwendung von MS TEAMS werden Daten in der EU und in den USA abhängig vom Aufenthaltsort gespeichert. Soweit der Aufenthaltsort Deutschland ist, werden die Daten auch dort gespeichert. Weitere Informationen erhalten sie unter https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/o365-data-locations.

Bei der Verwendung von Zoom werden Daten abhängig vom Nutzungsprofil in den USA gespeichert. Weitere Informationen Hierzu finden Sie unter https://support.zoom.us/hc/de/articles/360050781131-Den-Speicherort-von-Kommunikationsinhalten-verwalten. .

Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist zur Abwicklung des Mandatsverhältnisses notwendig und damit vertraglich/gesetzlich vorgeschrieben und zum Abschluss des Mandatsvertrags notwendig. Im Fall der Nichtbereitstellung oder nicht vollständigen Bereitstellung kann das Mandat nicht bearbeitet werden oder es besteht die Gefahr, dass Ansprüche in zustehendem Umfang nicht durchgesetzt werden können.

Eine Kommunikation per Video erfolgt nur bei ausdrücklicher Einwilligung. Sollte keine Einwilligung vorliegen, kann die Kommunikation u.a. per Telefon erfolgen.