Datenschutz bei Bewerberunterlagen

17.03.2015Aufbewahrungsfristen für Bewerberunterlagen

Ausgangslage:

Viele Unternehmen suchen Mitarbeiter über den klassischen Weg einer Tageszeitung oder über das Internet. Daher stellt sich die Frage, wie mit den elektronischen oder schriftlichen Bewerberdaten datenschutzrechtlich umzugehen ist. Auch bei schriftlichen Bewerbungen werden Daten im EDV-System des potentiellen Arbeitgebers erhoben und gespeichert.

Dazu gehören die Kontaktdaten wie Name, Adresse, aber auch Daten über Qualifikationen (Zeugnisse, Sprachkenntnisse) und über sog. Soft Skills wie Erkenntnisse zur Persönlichkeit aus einem Vorstellungsgespräch oder Assessment Center bis hinzur körperlichen Geeignetheit. Auch Bewerberfotos werden oft elektronisch gespeichert.

Behandlung von Bewerberdaten während des Bewerbungsverfahrens

Auch Bewerber fallen unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Es macht für die Anwendung keinen Unterschied, ob Daten elektronisch gespeichert oder in Papierform aufbewahrt werden. Nach § 32 BDSG dürfen die Daten gespeichert werden, wenn es zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Eine anderweitige Beschaffung von Bewerberdaten, die nicht vom Bewerber selbst stammen z.B. aus privaten sozialen Netzwerken ist unzulässig. Nachfragen beim bisherigen Arbeitgeber oder Internet-Recherchen mit Suchmaschinen oder in beruflichen Netzwerken sind zulässig. Nur zulässigerweise erhoben Daten dürfen auch gespeichert und genutzt werden. Bis zum Abschluss des Bewerberverfahrens dürfen die Daten gespeichert und genutzt werden.

Behandlung von Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Abgelehnte Bewerber

Eine Speicherung der Daten ist zulässig, solange mit Rechtsstreitigkeiten aus dem Bewerberverfahren (z.B. aufgrund AGG wegen Diskriminierung) zu rechnen ist. Dies wären jedenfalls zwei Monate (Ausschlussfrist nach AGG). Teilweise wird die Speicherung bis zum Ablauf der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren für zulässig erachtet.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutz hält eine Aufbewahrungsfrist von Bewerberunterlagen von sechs Monaten für angemessen.

Sofern der Bewerber freiwillig, ausdrücklich und schriftlich seine Einwilligung mit einer längeren Speicherung erklärt hat (z.B. für eine Bewerberdatenbank), um ggf. auch bei einer anderen Stelle berücksichtigt zu werden, ist eine längere Speicherung zulässig. Eine entsprechende Einwilligung ist auch notwendig, wenn die Bewerberdaten innerhalb des Konzerns an eine andere Konzerngesellschaft weitergegeben werden sollen.

Die elektronisch erklärte Einwilligung soll ausreichend sein, wenn die Bewerbung auch über den elektronischen Weg erfolgt.

Die Einwilligung muss dann als solche erkennbar und jederzeit abrufbar sein sowie vom Arbeitgeber protokoliert werden. Die Einwilligung ist jederzeit widerruflich.

Eingestellter Bewerber

Bei einer Einstellung dürfen die Bewerbungsunterlagen für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert werden.

Löschung und Sperrung von Bewerberdaten

Löschung von Bewerberdaten

Nach Ablauf der zulässigen Dauer sind die Daten abgelehnter Bewerber zu löschen bzw. die Bewerbungsunterlagen zu vernichten oder zurückzusenden. Die Löschungsverpflichtung bezieht sich auch auf Aufzeichnungen des Arbeitgebers im Bewerbungsverfahren.

Sperrung von Bewerberdaten

Die überwiegende Meinung verlangt, dass nach Treffen der Einstellungsentscheidung die Daten der abgelehnten Bewerber bis zum Ablauf der Löschungsfrist zu sperren sind. Bei der Sperrung werden durch technisch organisatorische Maßnahmen die Zugriffsmöglichkeiten auf die Daten erheblich beschränkt, so dass nur die Geschäftsführung oder der Personalleiter Zugriff auf die Daten haben. Grundsätzlich dürfen ohnehin nur Personen Zugriff auf Bewerberdaten haben, die mit der Personalentscheidung befasst sind.

Oliver Fouquet
Datenschutzbeauftragter – DSB (TÜV)
info@metropoldata.de